1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo điều 3, Thông Tư 32/2011/TT-BTC khái niệm về hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
“Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”
Theo quy định của Chính phủ, Tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020. Cụ thể tại Khoản 3, Điều 59 quy định:
“Doanh Nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2022.”
Như vậy, kể từ ngày 01/07/2022, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng toàn bộ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy
2. Hồ sơ đăng kí sử dụng hóa đơn điện tử gồm những gì?
Tất cả hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế theo Thông tư 32/2011/TT-BTC gồm 3 mẫu dưới đây:
1. Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC
2. Lập thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) hoặc mẫu TB01/AC tại phần mềm HTKK
3.Tạo hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử) gửi cho người bán chữ ký số.
Lưu ý:
+ Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và hoá đơn mẫu -> phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc)
+ Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “XML”
+ Sử dụng chữ ký số điện tử để ký hóa đơn online.
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có thể trực tiếp kê khai trên phần mềm (xem hướng dẫn tại đây). Sau đó ký số vào hồ sơ và tải về máy tính để nộp cho cơ quan thuế qua hình thức trực tiếp hoặc nộp online. Nhiều cơ quan thuế khuyến khích doanh nghiệp nộp hồ sơ online để tiết kiệm thời gian, công sức và dễ quản lý.
3. Thủ tục nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu như thế nào?
Lưu ý: Ngày bắt đầu sử dụng sau 02 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.
Quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng gồm 3 bước dưới đây:
Bước 1: Thông báo phát hành hóa đơn trên HTTK
Doanh nghiệp đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn (1) / Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) (2)
Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong doanh nghiệp chọn: “Kết xuất XML”
Tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn trên HTTK
Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
Truy cập vào website: thuedientu.gdt.gov.vn. Trong trường hợp, doanh nghiệp không đăng nhập được, xem bài viết hướng dẫn dưới đây (add link nội bộ)
Tiếp theo, đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.
Nhấn nút “Chọn Tài khoản”/Đăng ký thêm tờ khai.
Tiếp tục tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/Tiếp tục
Sau khi đã đăng ký xong, doanh nghiệp nộp Thông báo phát hành hóa đơn. Vào mục “Nộp tờ khai”/Tải lên fife thông báo “XML”
Việc nộp thông báo phát hành hoá đơn điện tử giống như việc doanh nghiệp nộp Tờ khai thuế GTGT
Xem hướng dẫn tại bài viết hướng dẫn nộp tờ khai thuế GTGT (link nội bộ)
Bước 3: Nộp hóa đơn, mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và thông báo phát hành bản word qua mạng
Doanh nghiệp phải scan Thông báo phát hành hoá đơn điện tử, Hóa đơn mẫu và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho Doanh nghiệp để đính kèm trong File Word.
Sau khi nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên thuedientu.gdt.gov.vn, doanh nghiệp vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn
Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng. Tiếp đó, các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp -> Sau đó Ký nộp là xong.
4. Khi nào doanh nghiệp được xuất hóa đơn điện tử?
Sau 02 ngày kể từ khi hoàn thành thủ tục hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn lên cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể kiểm tra trạng thái hóa đơn đã được phát hành hay chưa bằng cách truy cập truy cập vào website tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục thuế tại đường link http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Hóa đơn được phép sử dụng khi có đầy đủ thông tin cần thiết.
Dưới đây là các bước kiểm tra trạng thái của hóa đơn kèm ảnh minh họa:
Đầu tiên, doanh nghiệp chọn mục Thông tin thông báo phát hành => Hóa đơn => Tổ chức cá nhân, sau đó nhập đầy đủ thông tin mã số thuế, ngày phát hành, mã xác thực như bên dưới hình rồi nhấn nút tìm kiếm. Kết quả sẽ hiện ra như sau:
Tiếp tục kích chuột vào ô bên dưới của Ngày phát hành, doanh nghiệp sẽ nhận được bản thông báo đầy đủ chấp thuận của Chi cục thuế như hình dưới đây:
Tiếp theo, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử, yêu cầu chuyển trạng thái trong mục Thông báo phát hành hóa đơn thành của phần mềm thành “ Đã có hiệu lực”, sau đó doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử.
5. Thủ tục nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2 như thế nào?
Nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng mẫu hóa đơn hiện tại và không có sự thay đổi gì thì doanh nghiệp chỉ cần mua thêm số hóa đơn và làm thông báo phát hành như lần đầu. (Xem hướng dẫn chi tiết trong mục 4 của bài viết)
Nếu doanh nghiệp chưa sử dụng hết số hóa đơn mà cần thực hiện thông báo phát hành khi rơi vào các trường hợp:
TH1: Doanh nghiệp đang sử dụng mẫu hóa đơn điện tử theo thông tư hiện tại, trong thời gian này, bộ tài chính ban hành thông tư mới về mẫu hóa đơn điện tử. Khi đó bắt buộc phải sử dụng mẫu hóa đơn theo thông tư mới, doanh nghiệp thực hiện hủy số lượng hóa đơn cũ còn lại và làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử. (Xem hướng dẫn chi tiết trong mục 4 của bài viết)
TH2: Doanh nghiệp đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Doanh nghiệp thực hiện các bước dưới đây để sử dụng hóa đơn:
+ Liên hệ cơ quan thuế trực tiếp quản lý để được hướng dẫn thủ tục.
+ Thông báo nhà cung cấp hóa đơn điện tử cập nhật thông tin thay đổi.
+ Đồng thời gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp kèm một bản nộp online lên thuế điện tử (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39) chậm nhất 5 ngày trước khi xuất hóa đơn hàng hóa dịch vụ đến khách hàng.
TH3: Doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi về cơ quan thuế quản lý trực tiếp:
Doanh nghiệp liên hệ cơ quan thuế quản lý nơi chuyển đi để được hướng dẫn thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Thông thường doanh nghiệp sẽ nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hoá đơn, gửi bảng kê hoá đơn chưa sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39)
Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số hóa đơn điện tử đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng).
TH4: Nếu không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn cũ thì Doanh Nghiệp cần thực hiện thủ tục hủy hóa đơn.
Xem thủ tục hủy hóa đơn tại bài viết sau (gán link nội bộ)
Cảm ơn doanh nghiệp đã theo dõi bài viết của chúng tôi. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc, xin vui lòng liên hệ trực tiếp với… qua hotline……