Cách hạch toán hàng cho biếu tặng trong các doanh nghiệp

Hướng dẫn chi tiết cách làm thế nào để hạch toán hàng hóa là quà được cho biếu tặng. Hóa đơn, chứng từ bắt buộc phải có là những gì?

Hạch toán hàng cho biếu tặng như thế nào

Hàng mua biếu tặng trong các doanh nghiệp phát sinh rất nhiều các nghiệp vụ như:

Mua quà tặng nhân viên, mua quà tặng khách hàng. Ví dụ như cuối năm công ty mua lịch để tặng nhân viên,mua bia rượu bánh kẹo làm quà tết. Các nội dung về hạch toán cũng như các nguyên tắc cơ bản của vấn đề hàng mua biếu tặng. Kế toán Việt Hưng chia ra các trường hợp và cách hạch toán hàng cho biếu tặng trong các doanh nghiệp như sau:

1. Về hình thức hóa đơn

1.1. Khi mua vào

Hàng hóa mua vào để biếu tặng bao gồm: Các hàng hóa để tặng , cho biếu nhân viên, khách hàng. Bên mua yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn .

1.2. Khi biếu tặng cho nhân viên, khách hàng: Căn cứ vào điều 16 thông tư 39/2014/TT-BTC

Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

Kết luận:

Như vậy hàng hóa, dịch vụ biếu tặng (biếu tặng cho khách hàng, hoặc nhân công) là phải xuất hóa đơn đầu ra.

Xem thêm: 

Cách viết hóa đơn đối với hàng xuất khuyến mại, hàng mẫu

2. Về hạch toán

2.1. Trường hợp mua về để biếu tặng ngay không cần qua kho

Nợ TK 641: Theo Thông tư 200

Nợ TK 6422: Theo Thông tư 133

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào

Có TK 331, 111,112:

Có TK 3331: Phản ánh thuế GTGT đầu ra.

Giải thích hạch toán

Vì khi mua về bản chất của hàng biếu tặng không được khấu trừ thuế nhưng lại được ghi nhận chi phí. Do đó theo như bút toán trên thì tiền thuế GTGT đầu vào và đầu ra là bù trừ cho nhau. Nên về hình thức như nội dung 1 ở trên do nguyên tắc phải xuất hóa đơn , nhưng khi hạch toán không ghi nhận doanh thu chính vì thế nếu TH mua về biếu tặng không qua kho thì kế toán hạch toán gộp luôn như nghiệp vụ trên.

Ví dụ:

Ngày 31/12/20XX Công ty CP đầu và CN Việt Hưng mua của công ty A với nội dung:

Lịch Bloc siêu đại  với số lượng 80 * 160.000 = 12.800.000

Thuế GTGT 10%, Tổng giá trị thanh toán bằng tiền mặt:  14.080.000

(Biết rằng trong đó số lịch này sẽ tặng nhân viên, DN có 80% là nhân viên bán hàng, 20% là nhân viên quản lý DN)

Định khoản:

Nợ TK 6418: 10.240.000

Nợ TK 642: 2.560.000

Nợ TK 1331: 1.280.000

Có TK 331: 14.080.000

2.2. Trường hợp 2: Hàng mua về để biếu tặng nhưng thông qua kho

Nếu sản phẩm, hàng hóa mua về dùng cho biếu tặng nhưng nhập kho sau đó mới xuất đi biếu tặng sau

+ Khi mua căn cứ vào hóa đơn mua vào

Nợ TK 152, 153, 156…

Nợ TK 1331

Có TK 331, 111,112…

+ Khi xuất cho biếu tặng căn cứ vào hóa đơn xuất ra:

Khi xuất hóa đơn ghi nhận thuế  GTGT bán ra nhưng không ghi nhận hóa đơn

Nợ TK 641, 642

Có TK 152,153,156

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra

• Như vậy trên đây là 2 trường hợp cơ bản về hàng mua về biếu tặng cho nhân viên hoặc khách hàng.

Xem thêm:

Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho