1. Hoá đơn bán hàng là gi?
Hoá đơn bán hàng là căn cứ cho việc người bán đã thực hiện việc chuyển giao hàng hoá sang cho người mua.
2. Khi nào được lập hoá đơn bán hàng
– Ngay khi người bán đã chuyển giao hàng hoá, dịch vụ cho người mua
– Trường hợp người mua không yêu cầu lấy hoá đơn tài chính thì chúng ta vẫn phải viết hoá đơn xuất bán hàng hoá dịch vụ như bình thường. Nếu không có thông tin của khách hàng thì chúng ta ghi trường thông tin người mua là khách lẻ không lấy hoá đơn, nếu có nhiều khách không lấy hoá đơn như vậy thì chúng ta cần phải lập kèm bảng kê chi tiết, trên dòng tên hàng hoá dịch vụ ghi nội dung chung tính chất của hàng hoá.
3. Cách viết hóa đơn bán hàng
– Chỉ tiêu ngày… tháng… năm: Ghi ngày tháng năm cùng hoặc sau ngày hợp đồng ký kết
– Thông tin người bán
+ Chỉ tiêu đơn vị bán hàng: Ghi tên công ty bán hàng
+ Chỉ tiêu mã số thuế: Ghi mã số thuế đơn vị bán
+ Địa chỉ: Ghi địa chỉ bên bán trên đăng ký kinh doanh
+ Điện thoai/ Fax: Ghi điện thoại, fax của đơn vị bán( nếu có)
+ Số tài khoản: Ghi số tài khoản giao dịch được đăng ký theo mẫu 08 đã nộp cơ quan thuế vào mục này
– Thông tin người mua hàng
+ Họ tên người mua hàng: Ghi đầy đủ họ tên cá nhân đi mua hàng vào mục này nếu không có có thể bỏ trống mục này.
+ Tên đơn vị: Ghi đầy đủ thông tin công ty mua hàng cung cấp căn cứ hợp đồng mua hàng để viết vào dòng này. Lưu ý không được viết nhầm tên người mua hàng vào đây
+ Địa chỉ: ghi đầy đủ địa chỉ của công ty người mua. Nếu địa chỉ dài quá nên viết tắt Phường là P, Quận là Q, Thành Phố là TP.
+ Mã số thuế: Đánh đúng mã số thuế người mua. Bạn có thể lên website Thu nhập cá nhân Online để tra cứu thông tin người nộp thuế trước khi viết hoá đơn để tránh sai sót.
+ Hình thức thanh toán : Ghi tiền mặt hoặc chuyển khoản. Nếu chưa rõ ghi : TM/CK
+ Số tài khoản: Ghi số tài khoản người mua: phần này không nhất thiết phải ghi.
– Cách ghi thông tin hàng hoá dịch vụ
+ Số thứ tự: Đánh số theo trình tự 1,2,3…theo trình tự căn cứ hợp đồng
+ Tên hàng hoá, dịch vụ: Ghi rõ tên từng loại mặt hàng
+ Đơn vị tính: Chiếc, cái, bộ…
+ Số lượng, đơn giá: Căn cứ hợp đồng hoặc giá bán ghi vào đây
+ Thành tiền: bằng số lượng* đơn giá -> Nên đánh rõ ngoài bản excel trước khi viết vào hoá đơn để tránh sai sót
+ Dòng thuế suất ghi: 5% hoặc 10% theo từng mặt hàng. Nếu trong một hợp đồng mua bán có các loại mặt hàng 5% và 10% thì kế toán cần tách ra làm 2 hoá đơn.
+ Cộng tiền hàng: Cộng toàn bộ dòng thành tiền các mặt hàng theo thứ tự ghi giá chưa có thuế GTGT vào dòng này
+ Tiền thuế: Lấy dòng cộng tiền hàng rồi nhân với thuế suất tương ứng 5% hoặc 10%
+ Tổng cộng tiền thanh toán: Lấy dòng cộng tiền hàng + tiền thuế
+ Số tiền bằng chữ: Ký tự đầu tiên cần viết hoá, cuối cùng của dòng bằng chữ dùng phím ./.
Ghi chú: Với hợp đồng có tổng giá trị là giá đã có thuế thì kế toán cần tách hàng hoá riêng, thuế riêng
Với thuế GTGT 10% = Tổng giá trị hàng hoá đã bao gồm thuế /1.1
Với thuế GTGT 5% = Tổng giá trị hàng hoá đã bao gồm thuế /1.05