Viết hoá đơn tài chính tuy không khó nhưng đòi hỏi kế toán phải cẩn thận, chữ viết rõ ràng, khi viết hoá đơn nên tập trung, nếu kế toán thường hay viết sai hoá đơn dẫn dến việc huỷ hoá đơn sẽ bị xếp đánh giá trình độ của mình.

Vậy để viết hoá đơn không bị sai sót thì?

1. Cách viết hoá đơn tài chính trong nước

Hóa đơn đặt in trên chất liệu giấy cacbon thì không phải kê giấy than lên liên 2 và liên 3 khi viết

– Viết đúng ngày xuất bán HH DV, đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng

– Nếu khách hàng ko có MST thì trường MST trên HĐ sẽ ghạch ngang

– Hình thức thanh toán: Ghi rõ khách hàng thanh toán = Tiền Mặt hoặc Chuyển Khoản hoặc cả 2 hình thức song song TM/CK

– Mỗi danh mục loại HHDV khác nhau phải có 1 số TT riêng.

– Gạch chéo những hàng thừa trên HĐ.

– Không viết lùi ngày trên hóa đơn so với thông báo phát hành, sẽ bị phạt rất nặng(VD1: Thông báo phát hành HĐ đặt in ngày  05/02/2012 nhưng lại viết số HĐ đầu tiên là ngày 31/01/2012).

– Nếu giám đốc đi vắng thì có thể đóng dấu treo vào liên 2 để giao cho khách hàng và ko đóng dấu vào chỗ quy định nữa. Còn liên 1 và 3 sẽ chờ giám đốc về ký và đóng dấu theo quy định.

2. Cách viết hoá đơn tài chính xuất khẩu

– Cần ghi rõ tên đơn vị nhập khẩu, số hợp đồng, ngày hợp đồng, địa điểm giao hàng, địa điểm nhận hàng

– Ghi rõ STT, tên hàng hoá, đơn vị tính, số lượng

Đơn giá phải là đơn giá USD , thành tiền tính bằng USD

– Phía dưới dòng tên hàng hoá dịch vụ sau khi viết hết các mặt hàng cần viết vào hoá đơn thì ghi tiếp dòng: tỷ giá ( 1USD = 20.000)

– Dòng:cộng tiền hàng hoá dịch vụ là số tiền sau khi lấy thành tiền USD*tỷ giá USD = số tiền VNĐ

-Với hoá đơn xuất khấu chỉ cần người bán hàng (ký, họ tên, đóng dấu)

Lưu ý: người bán hàng chính là giám đốc chứ không phải là kế toán.