Viết phiếu xuất kho là quá trình thể hiện tình hình xuất hàng từ bộ phận kho của doanh nghiệp ra ngoài. Phiếu xuất kho thường chỉ ghi nhận số lượng hàng hóa, vật tư hoặc thành phẩm xuất kho. Mục đích của việc lập phiếu xuất kho bao gồm: xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất, xuất kho hàng hóa hoặc thành phẩm để bán, và xuất kho công cụ dụng cụ để sử dụng. Trung Tâm Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách viết phiếu xuất kho chuẩn xác và hợp lệ, đảm bảo hiệu quả trong quá trình quản lý kho hàng.
1. Phiếu xuất kho là gì?
Phiếu xuất kho là một tài liệu kế toán được sử dụng trong các doanh nghiệp để ghi nhận việc xuất hàng hóa, vật tư, hoặc tài sản cố định ra khỏi kho. Đây là chứng từ quan trọng giúp xác định số lượng, loại hàng hóa và thông tin về người nhận hàng. Phiếu xuất kho đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình quản lý kho và theo dõi hàng hóa, đồng thời là căn cứ pháp lý trong các giao dịch nội bộ và với đối tác.
2. Vai trò của phiếu xuất kho trong quản lý doanh nghiệp
Phiếu xuất kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kho và kế toán, bao gồm các vai trò sau:
– Kiểm soát hàng hóa: Phiếu xuất kho giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác số lượng và tình trạng hàng hóa khi xuất kho. Điều này hỗ trợ quản lý tồn kho hiệu quả, tránh thất thoát và đảm bảo các đơn hàng được thực hiện đúng kế hoạch.
– Căn cứ kế toán: Phiếu xuất kho là căn cứ cho các nghiệp vụ kế toán, giúp ghi nhận và đối chiếu các giao dịch hàng hóa. Nó là tài liệu để hạch toán chi phí, tính giá thành sản phẩm, và lập báo cáo tài chính.
– Tăng tính minh bạch: Việc lập phiếu xuất kho giúp minh bạch hóa quá trình xuất hàng, làm giảm thiểu rủi ro về gian lận, thất thoát hàng hóa trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
– Cơ sở pháp lý: Phiếu xuất kho là tài liệu chứng minh tính hợp pháp của việc chuyển giao hàng hóa giữa các bên. Trong trường hợp có tranh chấp, phiếu xuất kho có thể được sử dụng như bằng chứng xác thực về việc xuất hàng.
3. Các thông tin cần có khi viết phiếu xuất kho
Khi lập phiếu xuất kho, việc điền đầy đủ và chính xác các thông tin là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp, rõ ràng và minh bạch trong quá trình xuất hàng hóa. Dưới đây là những thông tin cần có khi viết phiếu xuất kho:
– Tên đơn vị xuất kho: Đây là phần ghi rõ tên doanh nghiệp hoặc tổ chức đang quản lý kho hàng. Cần điền đúng tên pháp lý của đơn vị theo đăng ký kinh doanh.
– Số phiếu xuất kho: Mỗi phiếu xuất kho phải có một mã số riêng để thuận tiện cho việc quản lý và tra cứu. Số phiếu cần được đánh thứ tự và liên tục theo từng kỳ kế toán.
– Ngày tháng lập phiếu: Ngày lập phiếu là thời điểm ghi nhận nghiệp vụ xuất kho. Việc ghi chính xác ngày tháng là cơ sở để đối chiếu khi làm báo cáo kho hoặc kiểm tra tồn kho.
– Tên người nhận hàng: Thông tin về người nhận hàng bao gồm họ tên, đơn vị (nếu có), và có thể bao gồm thông tin liên lạc. Điều này giúp xác định rõ ràng ai là người chịu trách nhiệm nhận hàng từ kho.
– Tên người xuất kho: Thông tin về người xuất kho (thường là thủ kho) cũng cần được ghi rõ để đảm bảo trách nhiệm trong việc thực hiện quá trình xuất hàng hóa.
– Chi tiết hàng hóa là phần quan trọng nhất trên phiếu xuất kho, bao gồm:
Tên hàng hóa: Ghi đầy đủ và chính xác tên của mặt hàng.
Mã số hàng hóa: Mỗi hàng hóa có thể được gán một mã số riêng để dễ dàng quản lý trong hệ thống.
Số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa xuất kho theo đúng yêu cầu.
Đơn vị tính: Thông tin về đơn vị tính (ví dụ: cái, kg, tấn, lít) để tránh nhầm lẫn trong việc đo lường hàng hóa.
Đơn giá và tổng giá trị: Ghi đơn giá của hàng hóa (nếu có), cùng với tổng giá trị của lô hàng xuất kho. Điều này giúp kế toán ghi nhận chi phí và xác định giá trị hàng xuất kho.
– Chữ ký xác nhận: Phiếu xuất kho cần có chữ ký của các bên liên quan, bao gồm:
– Người lập phiếu
– Người nhận hàng
– Thủ kho Chữ ký xác nhận đảm bảo tính hợp lệ và cam kết của các bên trong giao dịch xuất hàng.
– Ghi chú (nếu có): Nếu có các thông tin đặc biệt liên quan đến lô hàng, như yêu cầu về vận chuyển, tình trạng hàng hóa, hoặc điều kiện giao nhận, chúng có thể được ghi chú trong phiếu.
→ Việc điền đầy đủ và chính xác những thông tin trên phiếu xuất kho sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt quá trình quản lý kho, đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch, và tránh được những sai sót không đáng có.
XEM THÊM:
Mẫu sổ tổng hợp nhập xuất tồn kho
8 cách giảm hàng tồn kho ảo cho doanh nghiệp
4. Hướng chi tiết viết phiếu xuất kho theo Thông tư 133 và Thông tư 200
Kế toán Việt Hưng hướng dẫn cách viết phiếu xuất kho theo Thông tư 200 và Thông tư 133
– Tên đơn vị, bộ phận đóng dấu giáp lai
– Khi lập phiếu xuất kho cần ghi rõ thông tin: Ngày tháng, số, tài khoản Nợ, Có, số phiếu xuất kho.
– Họ tên người nhận hàng, địa chỉ
– Cột A,: ghi số thứ tự của
– Cột B: Ghi tên và quy cách sản phẩm
– Cột C: Mã số bỏ qua
– Cột D: Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của sản phẩm thường là chiếc, bộ
– Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
– Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).
– Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tuỳ theo qui định hạch toán của doanh nghiệp) và tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3). Lưu ý đơn giá và thành tiền: Bỏ trống vì khi kế toán nhận được phiếu xuất kho, căn cứ trên phương pháp tính giá xuất kho để tính
– Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực tế đã xuất kho.
– Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ”: Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.
– Ký và ghi rõ họ tên các thông tin: Người lập, người nhận hàng, thủ kho, kế toán trưởng, giám đốc.
Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập thành 3 liên. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên). – Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu. – Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán. – Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. |
2. Mẫu phiếu xuất kho
2.1 Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 133
Mẫu phiếu phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tuân thủ theo Thông tư 133 của Bộ Tài chính.
| TẢI VỀ | Mẫu số 02-VT Phiếu xuất kho theo Thông Tư 133 |
2.2 Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200
Phiếu xuất kho này tuân theo quy định tại Thông tư 200, được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp.
| TẢI VỀ | Mẫu số 02-VT Phiếu xuất kho theo Thông Tư 200 |
3. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến viết phiếu xuất kho
❓ Phiếu xuất kho có bắt buộc phải lập không?
→ TRẢ LỜI: Có, việc lập phiếu xuất kho là bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch trong quản lý kho và theo dõi hàng hóa xuất ra. PXK cũng là căn cứ pháp lý trong các giao dịch nội bộ và với đối tác.
❓ Làm sao để phiếu xuất kho hợp lệ?
→ TRẢ LỜI:Phiếu xuất kho hợp lệ phải có đầy đủ thông tin như: tên đơn vị, số phiếu, ngày lập, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá (nếu cần), cùng với chữ ký của người lập phiếu, người nhận hàng và thủ kho. Đồng thời, phiếu cần tuân theo quy định của pháp luật và mẫu phiếu của doanh nghiệp.
❓ Phiếu xuất kho có ghi thuế không?
→ TRẢ LỜI:Thông thường, phiếu xuất kho không cần ghi chi tiết thuế (VAT) vì đây là tài liệu ghi nhận việc xuất kho hàng hóa. Thuế thường được ghi trong hóa đơn bán hàng hoặc các chứng từ liên quan khác, chẳng hạn như hóa đơn tài chính.
❓ Phiếu xuất kho cần ai ký?
→ TRẢ LỜI:Phiếu xuất kho cần có chữ ký của những người liên quan để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch, bao gồm:
– Người lập phiếu
– Người nhận hàng
– Thủ kho (hoặc người có thẩm quyền quản lý kho)
❓ Phiếu xuất kho có cần ghi đơn giá?
→ TRẢ LỜI:Trong nhiều trường hợp, phiếu xuất kho không bắt buộc phải ghi đơn giá. Tuy nhiên, nếu phiếu xuất kho được sử dụng làm căn cứ để tính toán giá trị hàng hóa xuất kho (cho kế toán hoặc quản lý chi phí), việc ghi đơn giá là cần thiết. Điều này giúp xác định rõ giá trị hàng hóa xuất kho cho việc hạch toán.
Bật mí cách viết phiếu xuất kho chuẩn chỉ với vài bước đơn giản, bạn đã sẵn sàng tối ưu quy trình quản lý kho của mình chưa? Đừng để những sai sót nhỏ làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn.
Hãy truy cập ngay Fanpage Kế Toán Việt Hưng để không bỏ lỡ những ưu đãi hấp dẫn cho các khóa học và dịch vụ kế toán hàng đầu. Cùng chúng tôi nâng tầm nghiệp vụ kế toán và chinh phục mọi thử thách!