Hướng dẫn về sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất năm 2022

Hóa đơn điện tử đã được áp dụng, nhưng liệu bạn đã nắm bắt tất cả các hướng dẫn về sử dụng hóa đơn điện tử từ các Thông tư, Nghị định đi kèm chưa? Hôm nay, Kế Toán Việt Hưng sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết các vấn đề xoay quanh. Cùng tìm hiểu chi tiết ngay!

10 hướng dẫn về sử dụng hóa đơn điện tử

1. Bảng mã lỗi khi cấp mã hoá đơn điện tử có chính xác không?

Mã lỗi không chính xác hoàn toàn vì cùng 01 mã nhưng lại có nhiều lỗi khác nhau.

VD:

2. Cách thể hiện thuế suất và tiền thuế GTGT theo từng đối tượng ra sao?

Theo Công Văn 1450/CT-TTHT ngày 22/7/2022 của Cục Thuế An Giang:

– Tại trường dữ liệu “thuế suất” trên hóa đơn điện tử, tùy theo trường hợp cụ thể mà tích chọn thuế suất phù hợp với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định về thuế GTGT; cụ thể như:

+ Đối với hàng hóa, dịch vụ là đối tượng không chịu thuế GTGT, tích chọn vào giá trị “KCT” tại trường dữ liệu “thuế suất” trên hóa đơn điện tử.

+ Đối với hàng hóa, dịch vụ là đối tượng không kê khai, tính nộp thuế GTGT, tích chọn vào giá trị “KKKNT” tại trường dữ liệu “thuế suất” trên hóa đơn điện tử.

Căn cứ Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 7/10/2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành quy định về thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế, tại Phụ lục V danh mục thuế suất quy định như sau:

Trường hợp khác, với “:AB.CD” là bắt buộc trong trường hợp xác định được giá trị thuế suất. A, B, C, D là các số nguyên từ 0 đến 9. Ví dụ: KHAC:AB.CD%

Trường hợp khác, với “:AB.CD” là bắt buộc trong trường hợp xác định được giá trị thuế suất. A, B, C, D là các số nguyên từ 0 đến 9. Ví dụ: KHAC:AB.CD%

– Hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT và hàng hóa, dịch vụ không kê khai, tính nộp thuế GTGT thuộc đối tượng không tính thuế, nên thuế GTGT bằng không (0). Do đó, trường hợp trên hóa đơn chỉ có hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc không kê khai, tính nộp thuế GTGT thì tại trường dữ liệu “Tổng tiền thuế GTGT” được thể hiện bằng không (0).

==> Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn chuẩn định dạng XML và có đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hóa đơn theo định dạng XML trên hệ thống HĐĐT của CQT đang quy định trường tiền thuế là trường số. Nên với thuế suất KCT thì trường tiền thuế để là 0. Do đó nếu hóa đơn có đầy đủ các thông tin bắt buộc và có mã của CQT thì hóa đơn đó được coi là hợp lệ.

3. Cách thể hiện hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại theo quy định ra sao?

Theo Công Văn 1450/CT-TTHT ngày 22/7/2022 của Cục Thuế An Giang:

Theo quy định tại điểm a khoản 2 Mục II Phần II Quy định về thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế ban hành kèm theo Quyết định số 1450/QĐ-TCT, thì trường dữ liệu “tính chất” là dữ liệu bắt buộc, nên khi lập hóa đơn điện tử, phải tích chọn vào giá trị tại trường dữ liệu “tính chất” để phân biệt giữa hàng hóa, dịch vụ thông thường; hàng hóa, dịch vụ khuyến mại; hàng hóa, dịch vụ có chiết khấu thương mại;… Cụ thể như sau:

– Khi lập hóa đơn điện tử đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại, phải tích chọn vào giá trị “2” (tương ứng hàng hóa, dịch vụ khuyến mại) tại trường dữ liệu “tính chất”.

– Đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế được xác định bằng không (0) theo quy định tại khoản 5 Điều 7 Thông tư số 219/2013/TT-BTC. Về thuế suất, phải tích chọn thuế suất đúng 4 theo thuế suất của từng đối tượng hàng hóa, hàng hóa dịch vụ. “Tổng tiền thuế GTGT” của hàng hóa, dịch vụ khuyến mãi bằng không (0).

4. Muốn tra hóa đơn điện tử không có mã bên bán A xuất cho bên mua B thì vào tra cứu ở đâu?

Hóa đơn không có mã chỉ tra được sau khi bên A truyền dữ liệu lên cơ quan thuế và tiến hành tra cứu y như hóa đơn có mã http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ chọn mục “không có mã”. Thời gian truyền dữ liệu lên đối với hóa đơn xăng dầu trong ngày, còn lại trước khi hết hạn tờ khai GTGT của kỳ đó.

5. Trường hợp hóa đơn điều chỉnh giảm mà bên A quên mất vẫn để số dương như cũ thì có sao không?

Vẫn sẽ tiếp tục xuất hóa đơn điều chỉnh cho tới khi đúng. Theo Khoản 1c, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC:

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

6. Doanh nghiệp tặng quà cho khách hàng dạng biếu tặng không thu tiền. Quà tặng giá trị từ 200.000 – 500.000 đồng thì doanh nghiệp có bắt buộc phải lập hóa đơn cho từng khách hàng không, hay có thể lập hóa đơn chung cho tất cả khách hàng và đính kèm danh sách khách hàng?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp phải lập HĐĐT khi tặng hàng hóa cho khách hàng.

7. Trước đây tra cứu hóa đơn theo thông tư cũ, trên kết quả tra cứu có thông tin tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, nhưng sau khi triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Thông tư 78 thì trên kết quả tra cứu không có thông tin tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, vậy có cần thiết phải tra cứu thêm thông tin tình trạng hoạt động của doanh nghiệp nữa không?

Nếu có thì tra cứu tại đâu?Trước đây tra cứu hóa đơn theo thông tư cũ, trên kết quả tra cứu có thông tin tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, nhưng sau khi triển khai hóa đơn

Công ty nhận được hoá đơn đầu vào xuất theo Thông tư 78, tuy nhiên gặp trường hợp như sau: trên bản pdf có ngày ký số giống ngày lập hoá đơn, nhưng khi kiểm tra file xml thì ngày ký hoá đơn khác ngày lập hoá đơn, vậy chúng tôi dựa vào file xml để kê khai thuế còn file pdf bên bán không đồng ý điều chỉnh ngày ký số trên pdf khớp với ngày ký số trên file xml thì có đúng không?

1. Khi sử dụng HĐĐT, người bán cần đảm bảo thông tin trên hóa đơn là hợp lệ bao gồm cả trạng thái hoạt động của doanh nghiệp. Cơ quan thuế cũng hỗ trợ tra cứu tình trạng hoạt động của doanh nghiệp trên trang thông tin điện tử ngành Thuế (gdt.gov.vn) trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu kiểm tra thông tin.

2. Theo quy định tại điểm 1 điều 12 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: “Định dạng HĐĐT là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị HĐĐT. Định dạng HĐĐT sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin”.

Theo đó, trường hợp có sai lệch giữa bản thể hiện (PDF) và XML của HĐĐT thì file dữ liệu HĐĐT theo định dạng XML sẽ là gốc để xác định thông tin liên quan về HĐĐT. Nội dung này người mua cần làm việc với người bán để xác định rõ nguyên nhân và thực hiện điều chỉnh theo quy định (nếu cần).

8. Trường hợp hoá đơn điện tử có mã cơ quan thuế cấp, xuất hoá đơn thay thế có được phép xuất âm tiền như hóa đơn điều chỉnh giảm không?

Chỉ duy nhất trường hợp Điều chỉnh giảm mới được để số âm.

9. Trường hợp thủ tục đề nghị cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh bao gồm những gì?

Chi Cục Thuế TP. Quy Nhơn hướng dẫn chi tiết:

I) Hồ sơ gồm có:

1. Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế (mẫu số 06);

2. Bản sao hợp đồng kinh tế cung cấp hàng hóa, dịch vụ cùng ngành nghề với với hoạt động kinh doanh của hộ, cá nhân;

3. Bản sao biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng;

4. Bản sao tài liệu chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, dịch vụ đề nghị cấp hóa đơn (nếu mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân nộp thuế theo phương pháp kê khai phải có hóa đơn kèm theo);

5. Tờ khai thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh (mẫu số 01/CNKD)

Lưu ý:

– Đối với hóa đơn xuất nhân công, ngoài việc phải kê khai nộp thuế đối với hoạt động dịch vụ, còn phải kê khai khấu trừ nộp thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công 10% (mẫu 05/KK-TNCN)

– Việc đề nghị cấp hóa đơn điện tử của hộ, cá nhân kinh doanh mà thực tế không có hàng hóa, dịch vụ kèm theo là hành vi vi phạm pháp luật thuế, và có thể phải chịu xử lý theo quy định của pháp luật hình sự.

II) Nơi nộp hồ sơ và trình tự giải quyết cấp lẻ hóa đơn:

– Hộ KD nộp hồ sơ tại Đội quản lý thuế liên phường, xã;

– Đội QLT liên phường, xã kiểm tra hồ sơ, lập phiếu chuyển gửi về Đội Tuyên truyền – Hỗ trợ NNT-TB & TK;

– Đội Tuyên truyền – Hỗ trợ NNT-TB & TK kiểm soát lại hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đảm bảo hợp lệ: Hướng dẫn hộ KD nộp thuế (qua Etax mobile) và thực hiện cấp mã để Hộ KD lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.

+ Nếu hồ sơ không hợp lệ, có dấu hiệu nghi vấn: Thông báo hộ KD để giải trình, cung cấp hồ sơ chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ đề nghị cấp hóa đơn lẻ.

Các hướng dẫn về sử dụng hóa đơn điện tử còn rất nhiều, chúng tôi sẽ tiếp tục chia sẻ chi tiết trong những bài viết tiếp theo. Hoặc bạn có thể truy cập CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN để trao đổi các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ kế toán. Chúc bạn luôn hoàn thành tốt các công việc được giao.