Hướng dẫn tình huống khi xử lý hóa đơn điện tử xuất sai – Hàng ngày kế toán phải tiếp xúc với hóa đơn chứng từ, và việc xuất hóa đơn điện tử có sai sót là điều khó có thể tránh khỏi. Trước những vướng mắc đó kế toán xử lý thế nào khi hóa đơn điện tử xuất bị sai? Đó cũng là câu hỏi mối quan tâm của rất nhiều các bạn kế toán khi mới bắt đầu tiếp xúc với loại hình hóa đơn điện tử.
Với bài viết này, Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn tình huống xử lý hóa đơn điện tử xuất sai một cách đơn giản, dễ dàng và chính xác nhất.
1. Khi nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất 2020
Khi quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử được đưa ra đồng nghĩa với đó kế toán cũng cần quan đến những tình huống xử lý hóa đơn điện tử viết sai như thế nào.
– Luật Quản lý thuế (sửa đổi) vừa được Quốc hội thông qua, trong đó có quy định: Những nội dung về hóa đơn, chứng từ điện tử sẽ có hiệu lực từ ngày 1/7/2022. Quy định này khiến nhiều kế toán, doanh nghiệp lầm tưởng thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đã bị lùi.
– Update theo thông tư mới nhất, Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính chính thức ban hành ngày 30/09/2019 đã quy định thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:
“Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này”
=>Như vậy, 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ, cá nhân kinh doanh vẫn bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử theo lộ trình đã được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP hạn cuối 01/11/2020.
2. Tình huống xử lý hóa đơn điện tử xuất sai theo quy định mới nhất
Theo Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập được quy định cụ thể như sau:
“Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng, cung ứng dịch vụ hay trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót thì hóa đơn đó chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.”
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế
– Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua. Người bán lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập.
Lưu ý: Nếu bên mua không phải là doanh nghiệp thì bên mua sẽ không có chữ ký số nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Vì vậy cả 2 bên có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy và cả 2 bên cùng ký chữ ký trực tiếp.
– Hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua đã thỏa thuận.
Lưu ý: Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế nhưng đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 để hủy hóa đơn đã lập.
– Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định để phục vụ việc tra cứu của cơ quan chức năng khi có yêu cầu (xử lý hóa đơn điện tử xuất sai)
– Đồng thời, bên bán khi lập hóa đơn mới thay hóa đơn cũ sai sót thì trong hóa đơn mới cần kèm dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số, ký hiệu, ngày, tháng”.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ nhưng người bán và người mua đã kê khai thuế
Với trường hợp này thì không được hủy hóa đơn sai mà bên bán phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc hóa đơn điều chỉnh sai sót và xử lý như sau:
+) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót.
– Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.
– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có xác nhận của 2 bên. Ghi rõ cụ thể nội dung chỗ sai và sửa lại như thế nào.
– Biên bản điều chỉnh được kẹp cùng với hóa đơn điện tử hoặc lưu trữ cẩn thận.
– Không phải lập lại hóa đơn(xử lý hóa đơn điện tử xuất sai)
+) Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng.
– Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.
– Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
– Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…
– Sau khi xuất Hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
– Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-) bởi đây là căn cứ để bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh số thuế giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào (nếu có).
Trên đây Kế Toán Việt Hưng đã hướng dẫn chi tiết nhất về tình huống xử lý hóa đơn điện tử xuất sai. Hy vọng những thông tin này đã tháo gỡ vướng mắc của kế toán, và tự tin hơn khi sử dụng hóa đơn điện tử phù hợp với sự phát triển của công nghệ thông tin này.
Kế Toán Việt Hưng đồng hành cùng bạn làm kế toán giỏi!