Kế toán chi tiết vật liệu, hạch toán CCDC được thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán. Ở kho do thủ kho ghi và được thực hiện trên thẻ kho. Ở phòng kế toán do kế toán đảm nhận và được thực hiện trên sổ kế toán chi tiết. Tùy theo đặc điểm của vật tư yêu cầu quản lý trình độ của đội ngũ cán bộ, Doanh nghiệp có thể sử dụng một trong ba phương pháp ghi sổ kế toán sau:
1. Tổ chức kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp ghi sổ song song:
Ở kho:
– Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất của từng thứ vật liệu, công cụ theo chỉ tiêu hiện vật trên cơ sở chứng từ nhập – xuất. Thẻ kho do kế toán lập cho từng kho theo từng thứ vật tư hàng hóa trước khi giao cho thủ kho phải ghi vào sổ đăng ký.
– Hàng ngày, khi nhận được phiếu nhập, phiếu xuất, thủ kho tiến hành kiểm tra và thực hiện nghiệp vụ nhập xuất sau đó ghi vào thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng theo thứ tự thời gian. Cuối ngày tính ra số tồn kho và đối chiếu với số thực tế trên kho.
– Định kỳ lập báo cáo số lượng nhập – xuất – tồn để gửi cho kế toán.
– Mẫu Thẻ kho:
Tên công ty Mẫu số: S12-DN
Địa chỉ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
THẺ KHO (SỔ KHO)
Tháng …năm…
Tờ số:…………
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư:……….
Đơn vị tính:…….
Mã số:…….
| STT | Ngày tháng | Số hiệu chứng từ | Diễn giải | Ngày nhập – xuất | Số lượng | Ký xác nhận của kế toán | |||
| Nhập | Xuất | Nhập | Xuất | Tồn | |||||
| A | B | C | D | E | F | 1 | 2 | 3 | G |
| ……………… | |||||||||
| Cộng cuối kỳ | |||||||||
– Sổ này có….trang, đánh số từ trang…đến trang…
– Ngày mở sổ:….
Ngày ….tháng….năm….
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Ở phòng kế toán:
– Định kỳ, kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và giao nhận chứng từ.
– Khi nhận được chứng từ, kế toán phải kiểm tra hoàn chỉnh phân loại. Sau đó ghi sổ kế toán chi tiết cả chỉ tiêu hiện vật, giá trị. Định kỳ căn cứ chứng từ để lập bảng kê sau đó lập định khoản và ghi sổ tổng hợp.
– Cuối tháng khóa sổ chi tiết, đối chiếu số liệu do thủ kho gửi lên (đối chiếu lượng) sau đó lập báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư.
– Mẫu Báo cáo tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn.
Tên công ty
Địa chỉ
BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN VẬT TƯ HÀNG HÓA
Tháng…năm…
Mã kho:
Tên kho:
| STT | Tên vật tư hàng hóa | Đơn vị | Tồn đầu kỳ | Nhập | Xuất | Tồn cuối kỳ | ||||||||||
| Từ sản xuất | Mua hàng | Nhập lại | Điều chuyển | Nhập kho | Tổng nhập | Đi sản xuất | Trả lại | Bán hàng | Điều chuyển | Xuất kho | Tổng xuất | |||||
Người lập / Kế toán Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2. Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư. (theo phương pháp mức dư).
Ở kho
– Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất vật tư hàng ngày, thủ kho còn phải ghi sổ số dư của số lượng của từng thứ vật tư hàng hóa tồn kho cuối tháng.
– Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho. Mỗi thứ vật tư được theo dõi 1 dòng cho cả năm.
– Cuối tháng thủ kho lấy lấy số dư trên thẻ kho để ghi vào cột số lượng trong sổ số dư sau đó chuyển cho kế toán.
Ở phòng kế toán:
– Định kỳ kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho.
– Khi nhận được chứng từ, kiểm tra hoàn chỉnh. Sau đó tổng hợp giá trị của từng thứ vật tư để ghi vào bảng kê nhập – xuất hoặc bảng lũy kế nhập – xuất.
– Cuối tháng, cộng số liệu trên bảng lũy kế nhập xuất để ghi vào cột nhập – xuất trên bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. Sau đó lấy số liệu ở cột tồn kho để ghi vào cột số tiền trong sổ số dư.
3. Tổ chức kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
Ở kho
– Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập – Xuất vật tư hàng ngày
Ở phòng kế toán:
Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển.
– Sổ đối chiếu luân chuyển dùng để theo dõi tình hình nhập – xuất của từng thứ, nhóm. Mỗi thứ được theo dõi trên một dòng cả về chỉ tiêu và số lượng sổ dùng cho cả năm.
– Khi nhận được chứng từ do thủ kho gửi đến, kế toán tiến hành kiểm tra hoàn chỉnh, phân loại và tập hợp theo từng thứ, nhóm vật tư hàng hóa.
– Cuối tháng căn cứ vào số liệu bảng kê để ghi vào phần nhập – xuất. Sau đó tính ra số dư và đối chiếu số liệu với thủ kho và kế toán tổng hợp.