Thanh toán không dùng tiền mặt đã và đang trở thành xu thế tất yếu, mang lại nhiều tiện ích vượt trội cho cả doanh nghiệp lẫn cá nhân. Nhưng làm thế nào để lập chứng từ một cách chuẩn xác, đúng quy định. Bài viết này sẽ bật mí hướng dẫn chi tiết mới nhất, được chia sẻ bởi Trung tâm Kế Toán Việt Hưng, giúp bạn dễ dàng áp dụng và tránh sai sót trong thực tế.
CĂN CỨ
Khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024 về khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào
Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Khoản 10 Điều 3 Nghị định 52/2024/NĐ-CP quy định về phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt
- Khoản 2 Điều 10 Nghị định 52/2024/NĐ-CP quy định sử dụng và ủy quyền sử dụng tài khoản thanh toán
1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là các tài liệu, giấy tờ chứng minh việc thực hiện thanh toán giữa bên mua và bên bán thông qua các phương thức không sử dụng tiền mặt, tuân theo quy định của pháp luật hiện hành, đặc biệt là điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và Khoản 2 Điều 25 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Các chứng từ này được sử dụng để xác nhận giao dịch thanh toán, làm cơ sở khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào hoặc đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
2. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt
Theo quy định, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm các tài liệu chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán hoặc bên thứ ba theo chỉ định, thông qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán (ngân hàng, tổ chức tín dụng, ví điện tử, v.v.). Cụ thể:
– Séc: Séc do ngân hàng phát hành, có xác nhận thanh toán.
– Ủy nhiệm chi/Lệnh chi: Giấy ủy nhiệm chi do bên mua lập, có xác nhận của ngân hàng về việc chuyển tiền.
– Ủy nhiệm thu/Nhờ thu: Tài liệu do bên bán lập để yêu cầu thu tiền, có xác nhận của ngân hàng.
– Thẻ ngân hàng/Thẻ tín dụng: Sao kê giao dịch hoặc biên lai thanh toán qua thẻ, thể hiện rõ thông tin giao dịch.
– Ví điện tử/Sim điện thoại: Biên lai hoặc xác nhận giao dịch từ ứng dụng ví điện tử (như Momo, ZaloPay) được cấp phép.
– Các hình thức khác: Các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt khác theo quy định pháp luật, ví dụ chuyển khoản qua hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng.
XEM THÊM: Điều kiện khấu trừ khi ủy quyền cá nhân thanh toán không dùng tiền mặt cho DN
3. Quy định thanh toán không dùng tiền mặt từ 1/7/2025 mới nhất
Theo Luật Thuế GTGT 2024 (số 48/2024/QH15), có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, quy định về thanh toán không dùng tiền mặt được siết chặt nhằm tăng cường minh bạch, hạn chế sử dụng tiền mặt và ngăn ngừa gian lận thuế. Dưới đây là các nội dung chính, dựa trên luật và các văn bản hướng dẫn liên quan (Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thuế GTGT, và Thông tư 69/2025/TT-BTC).
3.1 Thay đổi chính so với quy định hiện hành
Hiện hành (trước 1/7/2025): Theo Luật Thuế GTGT 2008 (sửa đổi 2013), hàng hóa, dịch vụ mua từng lần có giá trị dưới 20 triệu đồng (chưa bao gồm thuế GTGT) không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Chỉ từ 20 triệu đồng trở lên mới yêu cầu.
Từ 1/7/2025: Bãi bỏ hoàn toàn ngưỡng 20 triệu đồng. Tất cả hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả dưới 20 triệu đồng) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trừ một số trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định (ví dụ: mua của cá nhân không kinh doanh, hàng hóa nhập khẩu đặc biệt, hoặc các trường hợp được nêu tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP).
Lưu ý: Nếu thanh toán bằng tiền mặt (dù dưới 20 triệu đồng), sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, dẫn đến tăng chi phí thuế cho doanh nghiệp.
3.2 Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Theo khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
– Có hóa đơn GTGT hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế tại khâu nhập khẩu.
– Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (trừ trường hợp đặc thù).
– Đối với hàng xuất khẩu: Thêm phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ bảo hiểm (nếu có).
4. Trường hợp đặc thù được thanh toán không dùng tiền mặt mới nhất
Theo khoản 2 Điều 25 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, cụ thể có 09 số trường hợp đặc thù được thanh toán không dùng tiền mặt, bao gồm:
VÍ DỤ THỰC TẾ:
[1] Chuyển khoản qua ngân hàng
Công ty A mua hàng từ Công ty B trị giá 50 triệu đồng, thực hiện chuyển khoản qua ngân hàng BIDV với ủy nhiệm chi có xác nhận của ngân hàng, kèm hóa đơn GTGT.
[2] Thanh toán bù trừ
Công ty A nợ Công ty B 100 triệu đồng cho lô hàng, Công ty B nợ Công ty A 80 triệu đồng cho dịch vụ. Hai bên lập biên bản bù trừ, xác nhận khoản nợ còn lại là 20 triệu đồng.
[3] Bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; Cấn trừ công nợ qua bên thứ ba
Công ty A vay Công ty B 200 triệu đồng, sau đó mua hàng trị giá 150 triệu đồng từ B. Hai bên lập hợp đồng vay và biên bản bù trừ, A chỉ thanh toán 50 triệu đồng còn lại qua chuyển khoản.
[4] Ủy quyền qua bên thứ ba thanh toán không dùng tiền mặt
Công ty A mua hàng từ Công ty B, nhưng B yêu cầu A chuyển khoản 30 triệu đồng cho Công ty C (đối tác của B) theo hợp đồng. A thực hiện chuyển khoản cho C với ủy nhiệm chi.
[5] Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu
Công ty A mua máy móc từ Công ty B trị giá 500 triệu đồng, thanh toán bằng 5,000 cổ phiếu của A theo giá thị trường, được quy định trong hợp đồng mua bán.
[6] Thanh toán vào tài khoản bên thứ ba tại Kho bạc Nhà nước (KBNN) để cưỡng chế
Công ty A bị cưỡng chế thuế, mua hàng từ Công ty B, chuyển khoản 100 triệu đồng vào tài khoản của B tại KBNN theo quyết định cưỡng chế, kèm chứng từ chuyển khoản.
[7] Mua trả chậm, trả góp
Công ty A mua ô tô trả góp từ Công ty B trị giá 1 tỷ đồng, trả trước 300 triệu đồng bằng chuyển khoản, số còn lại trả góp trong 2 năm theo hợp đồng và hóa đơn GTGT.
[8] Mua hàng hóa, dịch vụ dưới 5 triệu đồng
Công ty A mua văn phòng phẩm trị giá 3 triệu đồng từ Công ty B, nhận hóa đơn GTGT nhưng thanh toán bằng tiền mặt, vẫn được khấu trừ thuế GTGT.
[9] Ủy quyền cho cá nhân là người lao động thanh toán không dùng tiền mặt
Công ty A ủy quyền cho nhân viên Nguyễn Văn X mua thiết bị 20 triệu đồng, X thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân. Công ty A hoàn trả X qua chuyển khoản, kèm giấy ủy quyền và hóa đơn GTGT.
4. Các trường hợp đặc thù được miễn chứng từ không dùng tiền mặt
Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP và dự thảo hướng dẫn, một số trường hợp không bắt buộc:
– Mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh (không có hóa đơn GTGT).
– Hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài không có tài khoản tại Việt Nam (sử dụng chứng từ nộp thuế thay thế).
– Các trường hợp do Chính phủ quy định thêm (ví dụ: giao dịch khẩn cấp, khu vực nông thôn khó tiếp cận ngân hàng).
XEM THÊM: Các Hình Thức Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt Từ 1/7/2025
5. Các câu hỏi thường gặp về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
[?] Thanh toán không dùng tiền mặt với hoá đơn mua vào dưới 20 triệu, vậy còn hoá đơn bán ra mình xuất cho khách lẻ thì khách vẫn thanh toán tiền mặt bình thường được đúng không ạ?
TRẢ LỜI
Từ 1/7/2025, theo Luật Thuế GTGT 2024, hóa đơn mua vào dưới 20 triệu đồng vẫn phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (trừ trường hợp đặc thù). Tuy nhiên, đối với hóa đơn bán ra cho khách lẻ, khách hàng vẫn có thể thanh toán bằng tiền mặt bình thường mà không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của bạn.
[?] Chậm thanh toán theo hợp đồng – Có được khấu trừ thuế GTGT?
TRẢ LỜI
Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ theo hình thức trả chậm, đến hạn thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng mà không có chứng từ thanh toán → doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.
– Sau đó, nếu doanh nghiệp có bổ sung chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nhưng phát sinh sau thời hạn trả chậm theo hợp đồng, thì cũng không được khấu trừ lại thuế GTGT đầu vào.
– Doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn thanh toán đúng hợp đồng để tránh mất quyền khấu trừ thuế GTGT.
[?] Công ty ủy quyền cho cá nhân (thường là người lao động, cán bộ mua hàng,…) thực hiện thanh toán, thì khoản chi đó được xem là thanh toán không dùng tiền mặt không?
TRẢ LỜI
Khoản chi trên được xem là thanh toán không dùng tiền mặt, được khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí hợp lệ, hồ sơ cần có văn bản ủy quyền rõ ràng. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp tránh bị loại thuế GTGT đầu vào khi đến kỳ kiểm tra, quyết toán.
Tải mẫu giấy uỷ quyền thanh toán: TẠI ĐÂY
[?] Việc ủy quyền thanh toán chỉ áp dụng đối với NLĐ, tức là nhân viên có ký Hợp đồng lao động với công ty đúng không?
TRẢ LỜI
Không, việc ủy quyền thanh toán không chỉ áp dụng cho nhân viên có hợp đồng lao động. Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, ủy quyền thanh toán qua bên thứ ba (bao gồm cá nhân, tổ chức) đều được chấp nhận, miễn là có chứng từ chứng minh giao dịch (ví dụ: hợp đồng ủy quyền, chứng từ chuyển khoản từ tài khoản bên mua qua bên thứ ba đến bên bán). Quan trọng là phải khớp với hóa đơn và đáp ứng yêu cầu của Luật Thuế GTGT 2024.
[?] Trường hợp hoá đơn có giá trị cùng ngày giao dịch >= 5 triệu đồng thì có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?
TRẢ LỜI
-Tại khoản 3 Điều 26 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 hướng dẫn Luật Thuế GTGT.
Quy định: Nếu mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một người bán với giá trị dưới 5 triệu đồng/lần, nhưng trong cùng một ngày tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, thì để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
[?] Khi sử dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt là ủy quyền cho cá nhân là NLĐ thanh toán thì khi công ty thanh toán lại cho NLĐ thì sư dụng phương thức nào hợp lệ?
TRẢ LỜI
Khi ủy quyền cho NLĐ thanh toán không dùng tiền mặt (theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP), công ty hoàn ứng lại cho người lao động cũng phải dùng hình thức không dùng tiền mặt (như chuyển khoản ngân hàng).
Thanh toán bằng tiền mặt trong trường hợp này sẽ không được coi là hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT đầu vào, theo Luật Thuế GTGT 2024. Kế toán cần lưu ý đảm bảo chứng từ chuyển khoản khớp với hóa đơn và ghi rõ nội dung hoàn ứng.
[?] Khi Công ty A thanh toán các khoản chi cho nhà cung cấp (bao gồm mua hàng hóa, dịch vụ, nguyên vật liệu, tài sản, ăn uống tiếp khách, công tác) thông qua tài khoản ngân hàng cá nhân của nhân viên hoặc thẻ tín dụng cá nhân, sau đó công ty thanh toán lại từ tài khoản ngân hàng của mình cho nhân viên, thì các khoản chi này có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?
TRẢ LỜI
Các khoản chi này có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, với các điều kiện như sau:
1. Thanh toán qua tài khoản ngân hàng cá nhân hoặc thẻ tín dụng cá nhân: Các khoản chi này được coi là thanh toán không dùng tiền mặt nếu công ty có văn bản ủy quyền cho nhân viên thanh toán qua tài khoản cá nhân, và việc thanh toán phải được quy định rõ trong hợp đồng hoặc văn bản theo quy định tại Điều 3, khoản 6, điểm c Thông tư số 119/2014/TT-BTC.
2. Thanh toán công tác phí: Các khoản chi công tác của nhân viên, nếu công ty có quyết định hoặc văn bản cử nhân viên đi công tác, và có quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ cho phép nhân viên thanh toán công tác phí bằng tài khoản ngân hàng cá nhân hoặc thẻ tín dụng, thì khoản chi này cũng được coi là thanh toán không dùng tiền mặt.
→ Công ty A có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi trên nếu các khoản chi này được thanh toán qua tài khoản ngân hàng cá nhân của nhân viên, và việc thanh toán này phải tuân thủ quy định về ủy quyền trong hợp đồng hoặc văn bản của công ty.
(Theo Công văn 2928/CTVPH-TTHT CT Vĩnh Phúc 05/12/2024).
Với những thông tin về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong bài viết này, hy vọng bạn đã nắm bắt được những kiến thức cần thiết để áp dụng vào công việc kế toán một cách hiệu quả. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay nghiệp vụ kế toán nào, đừng ngần ngại để lại bình luận dưới bài viết. Tham gia ngay Zalo Page Kế Toán Việt Hưng để được hỗ trợ 1:1 và cập nhật các ưu đãi hấp dẫn từ các khóa học kế toán tổng hợp, thuế và dịch vụ kế toán đa lĩnh vực!