Chi phí công tác hợp lý và kinh nghiệm xử lý

Với các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp vừa và lớn hiện nay. Chi phí công tác không còn là bài toán xa lạ với kế toán viên. Nhưng làm thế nào để ghi nhận các khoản chi phí công tác đó vào chi phí hợp lý để thuận lợi cho doanh nghiệp của mình và không bị khó khăn khi cơ quan thuế đến thanh, kiểm tra lại là bài toán không hề dễ.

Cách xử lý chi phí công tác được hợp lý

Hãy cùng Kế toán Việt Hưng trau dồi thêm kỹ năng cũng như kinh nghiệm xử lý cho vấn đề trên. Hy vọng bạn sẽ thành công và có thể xử lý được vấn đề này cũng giống như các học viên đã theo học khóa học kế toán thực hành xử lý.

Tham khảo: Những sai sót thường gặp và cách xử lý khi kê khai thuế

I. Điều kiện ghi nhận chi phí công tác là chi phí hợp lý

Để ghi nhận chi phí công tác là chi phí hợp lý, các doanh nghiệp cần có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp để chứng minh các khoản chi phí công tác đó.

1. Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….
Xem thêm: Hạch toán chi phí khi mua vé máy bay
2. Quyết định cử đi công tác. (Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện).
3. Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.

II. Quy định về chi phí công tác

Kể từ ngày 6/8/2015 Theo khoản 2.9 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:
– Bỏ mức khống chế đối với khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác. DN được tính vào chi phí được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ theo quy định.
– Nếu DN có khoán phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính. Hoặc quy chế nội bộ của DN thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán.

Cụ thể như sau:

“2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”

III. Khi làm việc với cơ quan thuế

Một khi đã đưa chi phí đó vào chi phí hợp lý, các bạn cần phải chứng minh rõ ràng và hợp lý với những khoản chi phí mà bạn đưa ra với cơ quan thuế.

Bước cơ bản và quan trọng là bạn phải chuẩn bị đầy đủ chứng từ về điều kiện ghi nhận chi phí công tác là chi phí hợp lý như mục I ở trên.

Còn tất nhiên, khi làm việc với các doanh nghiệp, cơ quan thuế sẽ đặt ra rất nhiều câu hỏi liên quan đến chứng từ mà bạn cung cấp, ví dụ như:

• Nội dung đi công tác là gì?
• Căn cứ nào để quyết định đi công tác?
• Hợp đồng ký kết với đối tác hay biên bản họp đâu?
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ không….

Do đó, các kế toán viên cần khéo léo trong công việc trên để có thể đưa chi phí công tác vào chi phí hợp lý một các rõ ràng và đúng với quy định, đồng thời giải trình, chứng minh được khi làm việc với cơ quan thuế.

Các bạn có thể cập nhật những Thông tư, Nghị định hay kinh nghiệm làm kế toán bằng cách để lại email của mình bên dưới và đừng quên chia sẻ bài viết nếu thấy thông tin hữu ích nhé.

Chúc các bạn thành công!

Trung tâm đào tạo kế toán – lamketoan.vn