10 sai phạm về hóa đơn điện tử phổ biến DN cần tránh

Hóa đơn điện tử được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp với thời gian chưa đủ dài để các DN có thể thích nghi cũng như nhuần nhuyễn trong việc thực hiện các thủ tục đi kèm. Và một trong những hệ quả dễ nhận thấy nhất chính là sai phạm về hóa đơn điện tử, dẫn đến việc xử phạt là điều khó tránh khỏi. Bài viết hôm nay, Kế Toán Việt Hưng xin tổng hợp lại 10 lỗi sai liên quan đến hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp dễ mắc phải, mời bạn cùng theo dõi.

Sai phạm về hóa đơn điện tử khiến doanh nghiệp bị phạt!

1. Bên bán tự điều chỉnh, thay thế HĐĐT khi chưa có sự đồng ý của bên mua; Bên bán có thông báo với bên mua hủy hóa đơn đã lập nhưng không lập Mẫu 04/SS gửi cơ quan thuế; xuất hóa đơn sửa chữa sai sót khi chưa lập Mẫu 04/SS gửi cơ quan thuế.

2. Xuất hóa đơn giao dịch lòng vòng giữa các DN có mối quan hệ liên kết, cá biệt có đơn vị ghi giá mua bán không theo giá thị trường.

3. Xuất hóa đơn ghi sai thuế suất HHDV được giảm thuế theo Nghị định 15/2022/NĐ-CP. Lỗi sai phạm hóa đơn về hóa đơn điện tử này khá phổ biến, bởi có sự thay đổi về thuế suất trong quá trình điều chỉnh các Thông tư, Nghị định.

4. Khấu trừ/Hoàn thuế hóa đơn đầu vào mua của DN đã có thông báo ngừng KD hoặc bỏ địa chỉ KD; DN thuộc bên liên kết, DN thuộc diện rủi ro về thuế; DN không có trụ sở KD, thuê trụ sở KD, thuê TSCĐ, thuê kho hàng; DN có thời gian thành lập ngắn, hoạt động không liên tục, hay thay đổi trụ sở làm việc và địa điểm KD; DN không phát sinh hoạt động mua vào, bán ra nhiều kỳ khai thuế liên tục.

5. DN xuất khẩu có kê khai doanh thu hàng mẫu trên Tờ khai thuế nhưng không xuất hóa đơn.

6. Doanh thu kê khai thuế thấp hơn doanh thu phát sinh trên hóa đơn bán ra.

7. Có phát sinh doanh thu trên hóa đơn bán ra nhưng không kê khai thuế, hoặc có kê khai nhưng không nộp thuế.

8. Có phát sinh doanh thu trên hóa đơn bán ra là loại hàng “mới” thường là cát, đá, sỏi… nhưng không có Giấy phép khai thác mỏ; DN không có hoạt động khai thác lâm sản, không có hoạt động chế biến gỗ nhưng xuất hóa đơn các mặt hàng liên quan đến lâm sản, gỗ, viên nén.

9. DN phát sinh doanh thu trên hóa đơn rất lớn không tương xứng với quy mô về nguồn vốn và quy mô của cơ sở SXKD, và thường là không kê khai thuế hoặc có kê khai để làm “bình phong” nhưng không nộp thuế vì không có khả năng.

10. Bỏ ngoài sổ sách HHDV mua vào có hóa đơn đầu vào (thể hiện trên hệ thống dữ liệu) để trốn thuế đầu ra.

Hướng dẫn xử lý tránh sai phạm về hóa đơn điện tử

Hỏi: Doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn gtgt cho các công trình xây lắp nghiệm thu, bàn giao quyết toán năm 2020; 2021 và hóa đơn đã xuất là hóa đơn giấy theo NĐ 51. Sang năm 2022 các công trình trên sau kiểm toán; quyết định phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành của CĐT và thanh lý giá trị công trình giảm xuống so với quyết toán trước đó. 

==> Vậy trường hợp này DN phải lập hóa đơn điều chỉnh hay lập hóa đơn thay thế. (Hiện DN đã sử dụng HDDT TT78); Khi lập hóa đơn Thay thế/ điều chỉnh, DN thực hiện kê khai như thế nào đối với kỳ khê khai có hóa đơn phải điều chỉnh/ thay thế.; Trường hợp lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn giấy mà thời điểm phát sinh hóa đơn giấy đó nằm trong năm đã được CQT kiểm tra, quyết toán thì thực hiện kê khai bổ sung như thế nào ạ?

Trả lời: 

Trường hợp hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn này có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. 

Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” theo quy định tại khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Trường hợp sau khi cơ quan thuế đã ban hành kết luận, quyết định xử lý về thuế sau thanh tra, kiểm tra tại trụ sở của người nộp thuế thì Công ty thực hiện kê khai bổ sung điều chỉnh thuế GTGT đối với hóa đơn được thay thế theo quy định tại Khoản 3 Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 của Quốc hội.

Hỏi: Hóa đơn điện tử đầu ra điều chỉnh cho hóa đơn đầu ra đã xuất và kê khai quý 1/22 tại quý 2/22 thì kê hóa đơn đầu ra điều chỉnh vào quý 1/22 hay quý 2/2022. Hóa đơn điện tử đã xuất phát hiện sai sót giá tiền, số lượng, thuế suất thì doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh thì có phải gửi mẫu 04/ss cho CQT không 3. 

Trong thời gian doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi dịch covid 19- doanh nghiệp không tạm ngừng kinh doanh nhưng không phát sinh doanh thu thì chi phí phân bổ công cụ dụng cụ có được tính vào chi phí hợp lý hợp lệ hay không

Trả lời: 

Trường hợp Công ty có phát sinh hóa đơn điều chỉnh, thay thế theo quy định thì Công ty thực hiện kê khai bổ sung tại kỳ tính thuế có sai, sót theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019 của Quốc hội và khoản 4 Điều 7 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, đã lập hóa đơn điện tử gửi cho người mua, sau đó phát hiện có sai sót (về số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất) thì có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót theo hướng dẫn tại điểm b Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Đối với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển,… không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản này được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm. 

Khoản chi phí phân bổ giá trị công cụ dụng cụ của công ty nếu đáp ứng điều kiện khoản chi được trừ quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Cụ thể: Khoản chi thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật; Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt).

(Xử lý sai phạm về hóa đơn điện tử Căn cứ Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019 của Quốc hội và khoản 4 Điều 7 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ. ; Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP; Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế TNDN)

Các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử rất dễ gây ra khoản phạt không mong muốn, do đó kế toán viên càng cần chú ý mọi vấn đề dù là nhỏ nhất liên quan đến HĐĐT và doanh nghiệp. Bạn còn thắc mắc các nghiệp vụ về hóa đơn, tham gia ngay CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN để đặt câu hỏi và nhận giải đáp nhanh – chính xác nhất từ đội ngũ giáo viên trên 15 năm kinh nghiệm của chúng tôi.