Quy định về hóa đơn điện tử mới nhất | Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022 có những điểm gì mới cần chú ý về hoá đơn, chứng từ điện tử. Đã quá “ngán ngẩm” với những bất cập về hóa đơn giấy, nhiều kế toán và doanh nghiệp mong muốn sử dụng hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt. Thế nhưng với nhưng thông tư, nghị định ban hành hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử lại thay đổi nhanh như chong chóng, đôi khi lại có sự mâu thuẫn trong chính giữa các văn bản pháp luật đã ban hành, điều đó gây hoang mang tới các doanh nghiệp có nên sử dụng hóa đơn điện tử không? Kế Toán Việt Hưng nhanh chóng chia sẻ nhanh chóng cập nhật qua bài viết ngay dưới đây.

Quy định hóa đơn điện tử mới nhất theo Nghị định 123 áp dụng 01/07/ 2022

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC:

– Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

– Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

→ Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

2. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022 theo Nghị định 123 /2020/NĐ-CP

Trước đây, tại Khoản 2 Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải thực hiện hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày 01/11/2020. Điều này đồng nghĩa rằng, thời hạn cuối cùng các đơn vị kinh doanh phải hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử là ngày 31/10/2020.

Tuy nhiên, ngày 19/10/2020 Chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong đó bãi bỏ khoản 2 Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, không bắt buộc các đơn vị kinh doanh phải chuyển đổi hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020.

Theo Khoản 1, Khoản 3 Điều 59 Nghị định 123 quy định:

“Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.

Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020”

Ngoài ra, tại Khoản 1 Điều 60 còn quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được phép sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 30/6/2022 đối với những hóa đơn đã thông báo phát hành trước ngày 19/10/2020.

Như vậy, chỉ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022 và bãi bỏ quy định bắt buộc sử dung hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020.

3. Đối tượng bắt buộc áp dụng chuyển đổi hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các đối tượng dưới đây sẽ bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022:

– Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm: doanh nghiệp; đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; hợp tác xã; tổ chức khác; hộ, cá nhân kinh doanh

– Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ

– Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

– Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn

4. Chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

– Theo Điều 7 Nghị định 123, hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy trong các trường hợp sau:

• Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

• Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra

– Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

– Giá trị hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi:

• Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử

• Không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định

5. Bổ sung 2 loại hoá đơn điện tử mới

Tại Khoản 3,4 Điều 8 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

XEM THÊM

Hướng dẫn chi tiết cách in hoá đơn điện tử ra giấy

TẢI VỀ – 22 Mẫu hồ sơ hoá đơn, chứng từ – người nộp thuế theo Nghị định 123

6. Cập nhật quy định hóa đơn điện tử mới nhất do cơ quan thuế đặt in

6.1 Đối tượng sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

(1) Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh (thuộc diện đặc biệt khó khăn & địa bàn thực hiện theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư ban hành kèm theo Nghị định số 118/2015/NĐ-CP)

(2) Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

• Không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử

• Không có hạ tầng công nghệ thông tin

• Không có hệ thống phần mềm kế toán

• Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

=> Tổng cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ

(3) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng -> CQT có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử (nếu đủ điều kiện)

(4) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố (tại khoản 2 Điều 20 Nghị định này)

6.2 Thủ tục sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

(1) Đơn đề nghị mua hóa đơn (Mẫu số 02/ĐN-HĐG Phụ lục IA)

(2) Người mua hóa đơn (có tên trong đơn hoặc người được ủy quyền bằng Giấy ủy quyền)

(3) Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân còn trong thời hạn sử dụng

→ Trường hợp mua hóa đơn lần đầu phải có văn bản Cam kết (theo Mẫu số 02/CK-HĐG Phụ lục IA) về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận như ĐKKD, ĐK hộ kinh doanh, thông báo mã số thuế,…

→ Khi đến mua hóa đơn phải chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu: tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hóa đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế

6.3 Số lượng hoá đơn CQT cấp tối đa bao nhiêu?

(1) Trường hợp lần đầu: không quá một quyển 50 số cho mỗi loại hóa đơn

-> chưa hết tháng đã sử dụng hết CQT căn cứ thời gian, số lượng hóa đơn đã sử dụng để quyết định số lượng hóa đơn bán lần tiếp theo.

(2) Trường hợp mua lần sau: CQT giải quyết bán hóa đơn trong ngày – không quá số lượng hóa đơn đã sử dụng của tháng mua trước đó căn cứ vào:

• Tình hình sử dụng hóa đơn

• Tình hình kê khai nộp thuế 

• Đề nghị mua hóa đơn trong đơn đề nghị mua hóa đơn

(3) Trường hợp chuyển sang hoá đơn điện tử: đủ điều kiện thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Ngoài ra bổ sung quy định về chứng từ bao gồm chứng từ trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, lệ phí, lệ phí có thể hiện theo công thức tử hoặc đặt trong, tự động trong.

Trên đây Kế Toán Việt Hưng đã update thông tin mới nhất về quy định hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, hy vọng những thông tin này đã tháo gỡ vướng mắc của kế toán, và tự tin hơn khi sử dụng hóa đơn điện tử phù hợp với sự phát triển của công nghệ thông tin này. Hãy cùng theo dõi bài viết của Kế toán Việt Hưng để Update thông tin về kế toán nhanh và chính xác nhất!

Kế toán Việt Hưng luôn đồng hành cùng bạn chinh phục nghề kế toán!