Thủ tục chứng từ và trình tự hach toán kế toán xuất nhập khẩu

Kế toán xuất nhập khẩu – Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế càng được mở rộng thì vai trò của kế toán xuất nhập khẩu ngày càng quan trọng và đòi hỏi khắt khe hơn. Sau đây Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bạn thủ tục chứng từ và trình tự hạch toán kế toán xuất nhập khẩu.

1. Kế toán xuất khẩu hàng hóa

1.1 Thủ tục và chứng từ xuất khẩu hàng hóa

– Đàm phán và ký kết hợp đồng: đây là khâu quan trọng vì nó liên quan đến giá cả, doanh thu bán hàng.

– Nhân viên xuất nhập khẩu phải liên hệ với hãng tàu để thỏa thuận về hãng tàu và chuẩn bị chỗ xếp hàng đi xuất khẩu

– Đóng hàng đi ra cảng: theo đúng chủng loại, kích thước như đã ghi trên hợp đồng

– Mua bảo hiểm lô hàng xuất khẩu: Tùy thuộc vào lô hàng xuất khẩu mà bạn có thể mua bảo hiểm cho lô hàng xuất khẩu

– Làm thủ tục hải quan:

+ Mở tờ khai hải quan: được làm trên hệ thống điện tử của Tổng cục Hải Quan

+ Đăng ký tờ khai: Tùy theo mặt hàng xuất khẩu của bạn sẽ được phân vào luồng vàng, luồng xanh, luồng đỏ

+ Một số thủ tục khác bao gồm: đóng phí hải quan, lấy tờ khai, thanh lý tờ khai, vào sổ tàu, thực xuất tờ khai hải quan

– Khi hàng đã lên tàu rời cảng: bên xuất hàng sẽ nhận được Bill tàu

– Lập Bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm:

+ Hóa đơn thương mại (Invoice): là chứng từ liên quan đến việc thanh toán giữa người mua và người bán. Trên Invoice có các thông tin quan trọng như: người mua, người bán, giá bán, giá trị tiền hàng, nội dung hàng hóa, điều kiện mua hàng

+ Phiếu đóng gói (Packinglist): là chứng từ thể hiện danh sách đóng gói chi tiết các loại hàng hóa: số lượng, kích thước,…

+ Hợp đồng xuất khẩu: là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về việc xác lập, thay đổi, chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong hoạt động mua bán hàng hóa.

+ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): chứng từ thể hiện nguồn gốc xuất xứ hàng hóa

+ Vận đơn đường biển (Bill of Lading): là giấy tờ chuyên chở hàng hóa do người vận chuyển lập, ký và cấp cho người gửi hàng. Trong đó hãng tàu xác nhận một số hàng nhất định được vận chuyển và cam kết giao số hàng đó cho người nhập khẩu theo đúng cam kết

+ Tờ khai hàng hóa xuất khẩu: là chứng từ để kê khai với cơ quan hải quan về thông tin số lượng, quy cách, giá trị hàng hóa cần xuất khẩu. Từ đó cơ quan hải quan căn cứ vào đó để xem hàng hóa có đủ điều kiện xuất khẩu sang một quốc gia khác.

– Nộp một bộ chứng từ xuất khẩu ra ngân hàng bảo lãnh thông báo

+ Thông báo với bên mua hàng nước ngoài để họ theo dõi tiến độ giao hàng

+ Làm Debit đòi tiền sau khi đến hạn thanh toán

1.2 Trình tự hạch toán kế toán xuất khẩu

*)  Lưu ý khi hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa

1.2.1 Trường hợp khách hàng trả tiền sau

*) Bút toán 1: Khi hàng được xác định là xuất khẩu: Ghi nhận theo tỷ giá thực tế ngày xác định là xuất khẩu

Nợ TK 131: Tỷ giá thực tế tại ngày được xác định là hoàn tất thủ tục hải quan

Có TK 511:

*) Bút toán 2: Khi nhận được tiền của khách hàng nước ngoài: Ghi nhận theo tỷ giá thực tế lúc tiền về

– Nếu tỷ giá lúc tiền về > tỷ giá lúc ghi sổ → Lãi tỷ giá

Nợ TK 112.2: Tỷ giá thực tế tại ngày tiền về

Có TK 131: Tỷ giá lúc ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu

Có TK 515: Lãi chênh lệch tỷ giá

– Nếu tỷ giá lúc tiền về < tỷ giá lúc ghi sổ → Lỗ tỷ giá

Nợ TK 112.2: Tỷ giá thực tế tại ngày tiền về

Nợ TK 635: Lỗ chênh lệch tỷ giá

Có TK 131: Tỷ giá lúc ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu (kế toán xuất nhập khẩu)

1.2.2 Trường hợp khách hàng trả trước toàn bộ tiền hàng (không phát sinh chênh lệch tỷ giá ngoại tệ)

*) Bút toán 1: Khi nhận trước toàn bộ tiền hàng: Ghi nhận theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nhận trước tiền

Nợ TK 112.2: Theo tỷ giá nhận trước tại thời điểm nhận tiền trước

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

*) Bút toán 2: Khi hàng được xác định là xuất khẩu: Ghi nhận theo theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nhận trước tiền

Nợ TK 131: Tỷ giá thực tế tại thời điểm nhận trước

Có TK 511:

1.2.3 Trường hợp khách hàng trả trước 1 phần tiền hàng

*) Bút toán 1: Khi nhận trước 1 phần tiền hàng:  tỷ giá tại thời điểm nhận trước

Nợ TK 112.2: Theo tỷ giá nhận trước tại thời điểm nhận tiền trước

Có TK 131:

*) Bút toán 2: Khi hàng được xác định là xuất khẩu:

– Doanh thu tương ứng với số tiền đã nhận trước – theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nhận trước

Nợ TK 131: Tỷ giá thực tế tại thời điểm nhận trước

Có TK 511:

– Doanh thu tương ứng với số tiền chưa nhận – theo tỷ giá thực tế tại thời điểm xuất khẩu

Nợ TK 131: Tỷ giá thực tế tại thời điểm xác định là xuất khẩu

Có TK 511:

*) Bút toán 3: Khi khách hàng trả nốt số tiền còn lại

Nợ TK 112.2: Tỷ giá thực tế tại thời điểm tiền về

Nợ TK 635: Lỗ chênh lệch tỷ giá

Có TK 131: Tỷ giá ghi sổ

Có TK 515: Lãi chênh lệch tỷ giá (kế toán xuất nhập khẩu)

2. Kế toán nhập khẩu hàng hóa

2.1 Thủ tục và chứng từ nhập khẩu hàng hóa

– Đặt và kiểm tra booking:

– Theo dõi tiến độ đóng hàng và cập nhật thông tin từ nhà xuất khẩu

Cập nhật các thông tin về lô hàng từ nhà xuất khẩu

– Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng: kiểm tra và yêu cầu bên cung cấp đầy đủ chứng từ liên quan đến lô hàng, để đảm bảo quá trình nhập hàng về được thuận lợi

– Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến

Là thông báo của hãng tàu cho biết dự kiến thời gian lô hàng sẽ cập bến. Bên Nhập khẩu sẽ kiểm tra thông tin về hàng đến và lấy lệnh giao hàng

– Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng

Lập các giấy tờ chứng nhận về lô hàng hóa theo

– Khai báo hải quan hàng nhập khẩu

– Mở và thông quan tờ khai:

– Thanh lý tờ khai:

– Điều xe vận chuyển hàng về kho

– Rút hàng và trả Container rỗng

– Lưu trữ hồ sơ và chứng từ (kế toán xuất nhập khẩu)

2.2 Hạch toán nhập khẩu hàng hóa

*) Lưu ý khi hạch toán hàng nhập khẩu

– Theo khoản 4 Điều 2 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định: “Tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán chi phí là tỷ giá bán ra của Ngân hàng thương mại nơi người nộp thuế mở tài khoản tại thời điểm phát sinh giao dịch thanh toán ngoại tệ.

– Khi phát sinh Có TK 331 bằng ngoại tệ, phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao dịch)

– Khi phát sinh Nợ TK 331 bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng chủ nợ

*) Hạch toán các nghiệp vụ kế toán chủ yếu

– Kế toán phản ánh giá trị hàng hóa nhập khẩu

Nợ TK 152, 153, 156, 211: Giá trị hàng hóa

Có TK 331: Phải trả cho người bán

– Phản ánh thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có)

Nợ TK 152, 153, 156, 211: Tiền thuế tính vào giá trị hàng hóa nhập kho

Có TK 333.2: Thuế tiêu thụ đặc biệt

Có TK 333.3: Thuế nhập khẩu

Có TK 33381: Thuế bảo vệ môi trường (kế toán xuất nhập khẩu)

– Phản ánh thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu được khấu trừ

Nợ TK 1331:Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 333.12: Thuế GTGT hàng nhập khẩu

– Phản ánh các loại thuế được nộp vào ngân sách Nhà nước

Nợ TK 333.12: Thuế GTGT hàng nhập khẩu

Nợ TK 333.2: Thuế tiêu thụ đặc biệt

Nợ TK 333.3: Thuế nhập khẩu

Nợ TK 33381: Thuế bảo vệ môi trường

Có TK 111, 112:

– Phản ánh chi phí mua hàng (nếu có): Tính vào giá trị nhập kho hàng hóa

Nợ TK 152, 153, 156, 211: Chi phí mua hàng chưa VAT

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331: Tổng tiền thanh toán (kế toán xuất nhập khẩu)

Trên đây Kế toán Việt Hưng hướng dẫn quy trình và cách hạch toán kế toán xuất nhập khẩu. Để được tìm hiểu chi tiết và tiếp cận với chứng từ thực tế thì các bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi. Chúng tôi sẵn sàng giải đáp các thắc mắc và giúp công việc kế toán của các bạn được thuận lợi hơn.