Làm thế nào để các chi phí đầu vào không có hóa đơn lại được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp? Điều này đòi hỏi người làm công tác kế toán trong doanh nghiệp phải thực sự am hiểu và cập nhật kịp thời Luật kế toán cũng như các thông tư quy định cụ thể vào thực tế. Xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn thường gặp trong Doanh nghiệp như: chi phí vận chuyển do cá nhân vận chuyển, chi phí thuê nhà, văn phòng làm việc của cá nhân và một số chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn khác theo quy định của Bộ Tài chính.

Cách xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn

Xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn gồm:

1. Chi phí vận chuyển do cá nhân vận chuyển:

Để xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn đối với chi phí vận chuyển do cá nhân vận chuyển, kế toán xem xét như sau:

– Nếu chi phí vận chuyển có giá trị nhỏ, ví dụ: thuê xe ôm:

Trường hợp này kế toán sẽ chuyển qua chi phí nhân công bằng cách ký hợp đồng thời vụ giữa DN với cá nhân vận chuyển đó (hợp đồng thời vụ dưới 3 tháng). Có 2 trường hợp xảy ra:

+ Nếu trả lương cho cá nhân vận chuyển dưới 2 triệu đồng/tháng thì kế toán cần tập hợp bộ hồ sơ như sau:

Hợp đồng lao động thời vụ đã ký;

Chứng minh nhân dân phô tô của cá nhân thuê vận chuyển;

Chứng từ thanh toán (có đủ chữ ký)

Bảng lương có họ tên đầy đủ của cá nhân đã ký hợp đồng thời vụ.

+ Nếu trả lương cho cá nhân vận chuyển từ 2 triệu đồng/tháng  trở lên thì kế toán cũng lập bộ hồ sơ như trên, đồng thời khấu trừ 10% thuế thu nhập của cá nhân vận chuyển trước khi thanh toán lương (có chứng từ khấu trừ thuế đi kèm).

Xem thêm: Cách tính thuế thu nhập cá nhân

– Nếu chi phí vận chuyển có giá trị lớn, ví dụ: thuê ô tô của cá nhân chở hàng hóa,…

Trường hợp này kế toán sẽ thực hiện ký hợp đồng khoán việc đối với cá nhân vận chuyển: kế toán cần tập hợp đủ bộ hồ sơ sau:

+ Hợp đồng giao khoán; Tải về

+ Biên bản nghiệm thu công việc;

+ Chứng minh thư nhân dân phô tô của cá nhân vận chuyển;

+ Chứng từ thanh toán;

+ Hóa đơn bán lẻ do cơ quan Thuế cấp (đây là hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho cá nhân vận chuyển khi cá nhân đó đi nộp thuế, và cá nhân này sẽ đưa hóa đơn này cho DN).

2. Chi phí thuê nhà của cá nhân, hộ gia đình

Để xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn đối với chi phí thuê nhà của cá nhân, hộ gia đình thì kế toán xem xét như sau:

Khi đi thuê nhà sẽ có 2 trường hợp xảy ra:

– Trường hợp số tiền thuê có giá trị > 8,4 triệu đồng/tháng hoặc > 100 triệu đồng/năm: thì cá nhân cho thuê nhà sẽ phải ra cơ quan thuế để nộp thuế (thuế GTGT, thuế TNCN và thuế môn bài), sau đó cơ quan thuế sẽ cấp cho cá nhân cho thuê đó 1 hóa đơn bán lẻ, cá nhân chuyển hóa đơn này cho DN đi thuê và đây là căn cứ để DN đi thuê hạch toán chi phí đầu vào theo quy định.

– Trường hợp ngược lại, tức số tiền thuê nhà từ 8,4 triệu đồng/tháng trở xuống hoặc từ 100 triệu đồng/năm trở xuống thì cá nhân cho thuê không phải đi nộp thuế GTGT và thuế TNCN, đồng nghĩa với việc DN đi thuê sẽ không có hóa đơn đầu vào đối với loại chi phí này. (cá nhân cho thuê vẫn phải nộp thuế môn bài).

Xem thêm: Hướng dẫn kê khai và nộp thuế môn bài

Khi đó, để khoản chi này được là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì kế toán phải tập hợp đủ bộ hồ sơ như sau:

+ Hợp đồng thuê nhà;

+ Chứng minh nhân dân phô tô của chủ nhà;

+ Chứng từ thanh toán.

3. Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn:

Doanh nghiệp mua một số hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ gia đình tự kinh doanh sẽ không có hóa đơn đầu vào, ví dụ: mua hàng nông sản của nông dân, hải sản của người đánh bắt trực tiếp, mua đất, đá,…của cá nhân tự khai thác bán ra,…

Trong trường hợp này, để những khoản này được ghi nhận vào chi phí hợp lý thì kế toán phải lập bộ hồ sơ sau:

– Hợp đồng mua bán;

– Chứng minh thư của cá nhân bán hàng;

– Chứng từ thanh toán;

– Biên bản bàn giao hàng hóa (nếu có);

– Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn, mẫu 01/TNDN. Tải về

Kết luận: Như vậy, xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn để được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì kế toán cần linh động để tập hợp đủ bộ hồ sơ trình cơ quan thuế cho từng trường hợp như đã trình bày ở trên.

Trả lời